Secretaire Administratif - Secretariat de Direction - Tj de Tours H/F - Direction des services judiciaires - CA ORLEANS

Composition et effectifs du service

Le tribunal judiciaire de Tours compte environ 41 magistrats, 15 attachés de justice et 131 fonctionnaires et contractuels de greffe. Il est situé sur 4 sites (Tribunal Judiciaire - Annexe - CPH et la MJD)

L'équipe de direction du greffe est composée d'un directeur de greffe fonctionnel, de deux directeurs principaux, de 5 directeurs des services de greffe judiciaires et 9 cadres greffiers.

Votre hiérarchie

Directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers

- L'ensemble des personnels de la juridiction : magistrats, greffe et attachés de justice

- Les partenaires institutionnels ; les services de l'État et des collectivités territoriales

- Les collaborateurs occasionnels du service public de la justice ; les auxiliaires de justice

- les services RH du SAR et de la DSJ

- les entreprises extérieures

Vos activités principales

Le secrétaire administratif peut être amené à exercer ses fonctions au sein des services suivants :

1. Responsable de la gestion et suivi budgétaire :

saisir les commandes et en suivre l'exécution (demandes d'achat et enregistrement dans Chorus formulaire)

réceptionner et saisir les factures, attester le service fait

renseigner le service gestionnaire et les fournisseurs

assurer les rapprochements comptables, mettre à jour le suivi et les bilans d'activité

suivre la consommation et l'exécution des dépenses

participer à l'élaboration des demandes budgétaires

suivre l'exécution du budget et assure la clôture budgétaire

2. Secrétaire de direction (direction de greffe et président) :

accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

gérer les agendas

Gérer les boites mail et veiller au respect des délais de réponse en lien avec les services concernés

préparer les réunions, assemblées générales, audiences solennelles, réceptions ....

Élaborer des documents administratifs et tableaux

Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

constituer et mettre à jour les dossiers des personnels titulaires et non titulaires

missions RH de proximité

prendre en charge les aspects logistiques, les rendez-vous...

gérer les fournitures, les clés, les badges etc...

gérer les plannings et réservations

réceptionner et contrôler les commandes

Connaissances

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Finances publiques
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques
Outils de communication
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Savoir-faire

Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Organiser sa charge de travail
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Savoir- être

Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper
Être à l'écoute
Savoir rendre-compte
Être autonome
Faire preuve de loyauté
Faire preuve d'initiative et de capacités d'adaptation

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Pro-activité
• Facturation
• Contrôle du budget
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation