Ajoint ou Adjointe du Responsable et Gestionnaire de Scolarité H/F - Université de Tours

Mission principale

Assurer l'organisation et le suivi des examens des étudiants en médecine de la 1ère à la 6ème année: examens facultaires + examens classants PASS-LAS en lien avec la gestionnaire des PASS-LAS + examens classants nationaux EDN et ECOS
Seconder/assister la responsable du service de la scolarité (service composé de 13 agents) et la représenter si besoin.

Activités

- Seconder la responsable du service scolarité

- Gestion et organisation des examens facultaires et examens classants nationauxEDN + ECOS

- Co-organisation des examens PASS (environ 900 étudiants) et les modules santé pour les LAS Tours et Orléans (environ 1500 étudiants):

- Établir les calendriers et rétroplannings
- Paramétrer les plateformes QCM et UNESS pour les différentes sessions d'examens
- Recueillir les sujets via QCM, organiser les relectures et préparer les grilles réponses
- Rédiger et transmettre les convocations des surveillants contraints par leur activité hospitalo-universitaire
- Gérer les corrections, saisir les notes dans Apogée, organiser les délibérations des jurys et la diffusion des résultats
- Mettre en forme les sujets déposés sur UNESS en vue des examens sur tablettes (DFGSM + DFASM)
- Être présent.e lors des examens pour pouvoir assurer une assistance technique de 1er niveau sur les tablettes auprès des enseignants (service informatique mobilisé également)
- Assurer le suivi et la diffusion des contrôles continus

- Composition des jurys médecine 1er et 2e cycles, orthophonie, orthoptie, masters, DE IPA, DE IBODE, maïeutique

- Gestion les demandes de validation d'acquis et les dettes des étudiants: transmission des demandes auprès de la commission et saisie des décisions dans Apogée

- Saisie des inscriptions pédagogiques dans Apogée

- Assister aux commissions DFGSM et DFASM

- Gestion de la Commission d'Aide aux Étudiants (CAE) en collaboration avec le SSE

- Travailler en collaboration avec les enseignants, les différents départements de la faculté et les secrétaires hospitalo-universitaires répartis sur les 3 CHU de Tours: Bretonneau - Trousseau - Clocheville

- Participer à la Journée Portes Ouvertes

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants

- Gérer les mails

- Assurer un soutien lors des périodes d'inscriptions administratives

Savoir :

- Connaître la réglementation des études et des examens
- Avoir des connaissances sur le cursus des études en médecine et sur l'organisation au CHU
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Culture internet

Savoir-faire :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures
- Travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques: word, excel
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité: Apogée, QCM, UNESS, Teams

Savoir-être:

- Faire preuve de neutralité
- Faire preuve de réactivité
- Sens de la discrétion
- Sens de l'organisation
- Rigueur / fiabilité
- Sens relationnel
- Forte capacité à gérer le stress et la pression