Gestionnaire de Scolarité Administrative et Pédagogique H/F - Université de Tours

L'université de Tours recrute au sein de l'Ecole Polytechnique, un ou une Gestionnaire de scolarité administrative et pédagogique.

Mission :
Gestion administrative et pédagogique des étudiants en veillant à l'application du règlement des études, des textes en vigueur et au respect des procédures dans APOGEE ainsi qu'au respect des différentes étapes des calendriers pour la spécialité Ingénieurs.

Activités :

Coordination et pilotage de la chaine d'inscriptions de l'EPU :

- Création des plannings des collaboratrices
- Recrutement du vacataire
- Organisation de la chaine d'inscriptions

Coordination administrative des Masters :

- Coordination de l'équipe des Masters (2 personnes)
- Veille à l'application des textes réglementaires
- Gestion des candidatures sur les plateformes Mon Master, E-Candidat et Études en France
- mise à jour et suivi des 3 plateformes (Études en France, E-Candidat et Mon Master)

Co-pilotage du pôle scolarité administrative et pédagogique :

- Coordination des temps de travail commun (modélisation, tests...)
- Participation à la veille réglementaire
- Participation aux réunions du SEF
- Co-animation des réunions du service
- Participation à la démarche qualité du service
- Formation, mise à niveau des collègues

Secrétariat et scolarité administrative :

- Inscriptions administratives des étudiants sous Apogée
- Préparation et organisation des rentrées universitaires
- Gestion administrative des recrutements des étudiants pour les 3 Masters
- Accueil physique et/ou téléphonique de publics variés
- Participation aux réunions

Suivi du dossier vie de l'étudiant :

- Suivi des absences des étudiants aux cours et examens, 1/3 temps, préconisations SSE

Missions et activités de scolarité pédagogique :

- Inscriptions pédagogiques et suivi des étudiants
- Modélisation des maquettes sous Apogée
- Éditions des listes d'émargement et procès-verbaux pour les examens, préparation des copies
- Collecte des sujets d'examen et reproduction pour les intervenants extérieurs.
- Saisie des notes sous APOGEE
- Édition des relevés de notes et PV jury
- Présence aux jurys école
- Diffusion des résultats
- Gestion logistique des situations de handicap
- Gestion des quitus de diplomation

Accueil et information des étudiants sur leur environnement pédagogique :

- Réception de publics variés : accueil téléphonique,
courriel, informations diverses...
- Accompagnement administratif des étudiants
- Participation JPO/Forums

Coordination administrative de 3 Masters.

Assurer la gestion des plateformes MonMaster, Etudes en France et E-candidat.

Encadrement fonctionnel de 4 personnes.

Connaissances

- Connaître les règles fondamentales du LMD, du cycle ingénieur et son application au sein de la composante.

- Connaître la réglementation générale des études et examens.

- Connaître parfaitement l'offre de formation et les modalités d'admission.

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement dans sa globalité et plus particulièrement de la structure avec ses spécificités propres (admissions, MCC, etc...).

- Connaitre le règlement des études et les spécificités du Réseau Polytech

- Maitriser les maquettes d'enseignements

- Maitriser l'anglais pour la gestion des Masters

Compétences opérationnelles

- Maîtrise des outils informatiques (bureautique)

- Maîtrise des outils d'application APOGEE- CELENE- Études en France -E-CANDIDAT - Mon Master - ADE

- Situer les activités du service en veillant au respect des objectifs de la composante dans et hors établissements (au sein du Réseau Polytech)

- Interface entre le Directeur des études et les étudiants

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation et rigueur

- Savoir rendre compte de son activité auprès des interlocuteurs responsables

- Respect de la confidentialité, discrétion

- Disponibilité et réactivité pendant les périodes de fortes activités

- Sens des relations publiques, aptitude au dialogue et qualité d'écoute

- Sens de travail en équipe, polyvalence et capacité d'adaptation

- Esprit d'initiative et autonomie, conscience professionnelle

• Permanence téléphonique