Assistant ou Assistante Pédagogique H/F - Université de Tours

IUT de Tours
Mission principale :Contribuer à l'organisation pédagogique dans deux départements pédagogiques de l'IUT de Tours en veillant à l'application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.Activités :Accueillir et informer et orienter les étudiants, les enseignants et les intervenants professionnels et les personnes extérieures.Transmettre et faire circuler l'information interne et externeGérer le courrier, les courriels et traiter les communications téléphoniquesRéceptionner et distribuer le courrier, les colis, les tirages de l'imprimerie centrale livrés pour le départementCréer et suivre les tickets PAL pour répondre à des dysfonctionnements ou des besoins du département.Participer à l'organisation du parcours pédagogique de l'étudiantSuivre les candidatures et éditer les procès-verbaux d'admission sur l'application E- candidat - publier les avis sur les candidature sur E-candidat (pour les accès passerelles dans les BUT)Constituer les dossiers des étudiantsRéaliser les modélisations de maquettes dans APOGEE en cas de modifications de maquettesGérer les inscriptions pédagogiques et les groupes dans APOGEEÉditer les listes d'émargementRéaliser les trombinoscopes des étudiantsSaisir les notes dans APOGEE en vue de la préparation des délibérations de jurysÉditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notesSaisir et classer les motifs d'absences sur l'application dédiéeOrganiser matériellement les soutenances, préparer les salles, envoyer les lettres de remerciement, gérer les emprunts de rapports de stage Consulter les emplois du temps sur l'application dédiée ADE CAMPUS et transmettre les demandes de modifications à l'équipe enseignante chargée de la gestion des emplois du tempsDans l'un des deux départements, assurer le suivi et l'édition des bulletins de notes des étudiants d'échanges, entrants et sortants, et transmission au service des relations internationales et assurer le suivi des vaccinations obligatoires pour les étudiant.es d'un parcours de formation, sur les 3 années et faire le lien entre les étudiant.es, le Service de santé étudiant et les responsables de formationAssurer les tâches de secrétariatAssurer la saisie des heures d'enseignement pour les vacataires et les enseignant.es permanents dans l'application SAGHEGérer des documentations diverseset gérer le classement et l'archivage des documentsGérer les réservations de salles dans ADE CAMPUSSaisir les demandes d'achats du départements dans l'outil Teams dédié et les ordres de mission sur SIFAC+Réceptionner les pièces justificatives pour les états de fraisOrganiser les déplacements pour les professionnel.les, les enseignant.es et les étudiant.esGérer les flux de fournitures du bureau et autres consommables

Connaissances· Connaissance de l'environnement professionnel, de la structure de l'IUT et de l'université· Maitrise de l'expression écrite et orale· Capacités à exploiter les outils de communicationCompétences opérationnellesSituer les activités du département au sein de l'IUTMaîtriser les outils de gestion bureautique classique ainsi que les logiciels internes de gestionAptitude à communiquerSavoir anticiper, planifier, hiérarchiser les activités et les urgencesCapacités d'analyse et de synthèseCompétences comportementalesCapacités d'adaptation et d'anticipationSens de l'organisationRéactivité et autonomieSavoir travailler en équipe et rendre compteSens des relations publiques et aptitude au dialogue et à la communicationSens de l'écoute et des initiativesCapacités à analyser l'évènement et à prendre de la distanceDevoir de réserve

• Logiciels de gestion d’entreprise
• TEAMS
• Autonomie
• Création d'une base documentaire
• PAL
• Sifac
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation