Assistant·e Pédagogique Département Tc H/F - Université de Tours

Mission principale :

Contribuer à l'organisation pédagogique du département Techniques de Commercialisation en veillant à l'application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.

Activités :

Accueillir et informer et orienter les étudiant·es, les enseignant·es et les intervenant·es professionnel·les et les personnes extérieures.

Transmettre et faire circuler l'information interne et externe

Gérer le courrier, les courriels et traiter les communications téléphoniques
Réceptionner et distribuer le courrier, les colis, les tirages de l'imprimerie centrale livrés pour le département
Créer et suivre les tickets PAL pour répondre à des dysfonctionnements ou des besoins du département.

Participer à l'organisation du parcours pédagogique de l'étudiant

Suivre les candidatures et éditer les procès-verbaux d'admission sur l'application E-candidat - publier les avis sur les candidature sur E-candidat (pour les accès passerelles dans les BUT)
Constituer les dossiers des étudiant·es
Réaliser les modélisations de maquettes dans APOGÉE en cas de modifications de maquettes
Gérer les inscriptions pédagogiques et les groupes dans APOGÉE
Éditer les listes d'émargement
Réaliser les trombinoscopes des étudiant·es
Préparer les contrôles
Saisir les notes dans APOGÉE en vue de la préparation des délibérations de jurys
Éditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notes
Saisir et classer les motifs d'absences sur l'application dédiée
Organiser matériellement les soutenances, préparer les salles, envoyer les lettres de remerciement, gérer les emprunts de rapports de stage
Consulter les emplois du temps sur l'application dédiée ADE CAMPUS et transmettre les demandes de modifications à l'équipe enseignante chargée de la gestion des emplois du temps

Assurer les tâches de secrétariat

Gérer des documentations diverseset gérer le classement et l'archivage des documents
Assurer la saisie des services d'enseignements des enseignants et enseignantes permanents et des vacataires dans l'application SAGHE
Gérer les réservations de salles dans ADE CAMPUS
Créer les demandes d'achats du département dans l'outil TEAMS et saisir les ordres de mission sur SIFAC+
Réceptionner les pièces justificatives pour les états de frais de déplacement pour remise à l'antenne financière de l'IUT
Organiser les déplacements pour les professionnels, les enseignant·es et les étudiant·es
Gérer les flux de fournitures du bureau et autres consommables

Connaissances

Connaissance de l'environnement professionnel, de la structure de l'IUT et de l'université

Maitrise de l'expression écrite et orale

Capacités à exploiter les outils de communication

Compétences opérationnelles

Situer les activités du département au sein de l'IUT

Maîtriser les outils de gestion bureautique classique ainsi que les logiciels internes de gestion

Aptitude à communiquer

Savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les activités et les urgences

Capacités d'analyse et de synthèse

Compétences comportementales

Capacités d'adaptation et d'anticipation

Sens de l'organisation

Réactivité et autonomie

Savoir travailler en équipe et rendre compte

Sens des relations publiques et aptitude au dialogue et à la communication

Sens de l'écoute et des initiatives

Capacités à analyser l'évènement et à prendre de la distance

Devoir de réserve

• Logiciels de gestion d’entreprise
• TEAMS
• Autonomie
• PAL
• Sifac
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation