Gestionnaire Administratif ou Administrative des Ecoles Doctorales H/F - 37

Mission :

Assurer la gestion administrative des Écoles Doctorales (ED) en binôme et sous la responsabilité de la responsable administrative des ED, dans le cadre des objectifs fixés par les directions des ED et dans le respect des textes réglementaires.

Réaliser des opérations de gestion courante liées aux écoles doctorales :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des doctorants, des directeurs de thèse, des directions des ED (information, conseil et orientation),
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement des écoles doctorales
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte-rendu, procédures, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

Suivre et gérer les dossiers de son périmètre d'activité :

Suivre et gérer la logistique de plusieurs axes de formations du collège doctoral dans l'outil ADUM : plusieurs axes de formation, construction et suivi du plan de formation, établissement du budget prévisionnel et suivi de son exécution, relecture du livret

Saisir et mettre à jour des bases de données ou des tableaux de suivi dédiées à la gestion des écoles doctorales : ADUM, SIHAM, SAGHE, Excel

Organiser et/ou suivre : auditions de recrutement des doctorants, contrats doctoraux et avenants, cotutelles internationales de thèse, crédits doctoraux, aides à la publication

Gérer les informations relatives aux Écoles Doctorales sur le site Internet du collège doctoral : vérifier la véracité des informations - rôle de veille en relation avec la collègue chargée du site.

Suivre le budget commun des écoles doctorales (Cérémonie des docteurs - thèse en 180's - divers -formations collège doctoral).

Engager les dépenses pour les budgets propres aux ED de son périmètre. Exercer un suivi par catégorie de dépense, conseiller, alerter la direction.

Traiter des données statistiques : réponse à l'enquête ministérielle annuelle sur les éléments entrant dans le champ de compétences

Participer activement aux événements organisés par le service RED : Cérémonie des docteurs, thèse en 180's, journées de rentrée des ED, auditions, journées SHS...

Remplacement de son binôme en cas d'absence